Здравствуйте! Мы всегда хранили копии паспортов, страховых свидетельств, ИНН и прочих документов сотрудников в личном деле. А недавно, я прочитала в журнале, что такие документы храниться в личном деле не должны, и что за это организации может грозить штраф. Поясните, пожалуйста, так ли это на самом деле?
Ответ: Здравствуйте! Да, действительно есть такая судебная практика, при которой суды признают незаконным хранение в личном деле таких документов как копия паспорта, военного билета, свидетельства о рождении работника, свидетельство о браке и т.д. При этом, согласие работника также не принимается в расчет. (Пример, Решение Арбитражного суда Ростовской области от 14.11.2013г., № А53-12557/2013). Но есть и противоположная практика. В связи с этим, во избежание проблем и дальнейших споров, рекомендуем включать все необходимые сведения в договор, а копии документов возвращать сотруднику или уничтожать.
